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Ministero degli Affari Esteri
L/X/10
DIREZIONE GENERALE DELL’EMIGRAZIONE
E DEGLI AFFARI SOCIALI
Roma, 22 giugno 1998
Circolare n. 8
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OGGETTO
Erogazioni di contributi in denaro ai COMITES
Per le spese relative al loro funzionamento.
Cap.1255/ex358
Al fine di semplificare e razionalizzare le procedure di erogazione dei contributi in oggetto, assegnati sulla base della
normativa vigente (Legge 205 85. D.P.C.M. 6.9.85. Legge 172 90), ed alla luce delle esperienze maturate, si è ritenuto opportuno aggiornare le istruzioni ministeriali in materia.
Occorre in primo
luogo rammentare che i contributi annuali disposti dal Ministero degli Affari Esteri rappresentano solo una delle fonti previste per il funzionamento ed il raggiungimento degli scopi dei COMITES: da qui l’invito alle Rappresentanze diplomatico consolari ad esortare i COMITES ad un maggiore contenimento delle spese preventivate a carico del contributo ministeriale (allo stato attuale le richieste dei Comitati equivalgono a più del triplo dello stanziamento assegnato sul Capitolo in oggetto), nonché ad un più frequente ricorso alle altre fonti di finanziamento previste dalla legge.
I membri del Comitato, inoltre, hanno responsabilità civile e penale per l’impiego dei contributi statali (art. 4
1.205 85).
Infine, le verifiche su i libri contabili e la documentazione amministrativa di giustificazione, concernenti l’impiego
dei contributi del Ministero degli Affari Esteri, sono effettuate a cura della Rappresentanza diplomatica o dell’Ufficio consolare competente (art.35 D.P.C.M. 6.9.85).
L’erogazione del contributo `subordinata alla corretta presentazione della documentazione contabile preventiva e
consuntiva
dei Comitati, che dovrà essere trasmessa a questo Ministero in duplice esemplare (originale e copia autentica) datata, firmata dal rappresentante legale del COMITES e vistata dall’ Ufficio consolare competente.
Nota bene: La presente circolare sostituisce la circolare n.4 del 14.3.1988 (L/X/10) che va stralciata dal raccoglitore giallo
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Alle Rappresentanze Diplomatiche ed Uffici Consolari di I° categoria
Alle Direzioni Generali, Servizi ed Uffici del Ministero
A) DOMANDE DI CONTRIBUTO
I COMITES devono presentare all’Ufficio consolare entro il 30 settembre di ogni anno:
- richiesta formale di contributo per l’anno successivo;
- bilancio di previsione (con le entrate preventivate pari alle uscite previste);
- relazione analitica e documentata delle spese previste (contratto di affitto, polizze delle assicurazioni, contratto
dell’elemento di segreteria, dichiarazione di un’agenzia di viaggi sul costo del mezzo di trasporto più economico per il rimborso delle spese di viaggio, ogni altra documentazione atta a comprovare le spese predeterminate);
- verbale della riunione in cui è stato approvato il bilancio preventivo.
A tale scopo sono stati predisposti i fac-simile indicati come Allegato n. 1, 2, 3, 4.
Entro e non oltre il 31 ottobre
I´Ufficio consolare, esaminata la richiesta presentata dal Comitato e verificata la correttezza formale e sostanziale dei documenti trasmessi dal Comites, fa pervenire al competente
Ufficio VI della D.G.E.A.S. la documentazione di cui sopra(Allegato n. 1, 2, 3, 4), vistata ed accompagnata dal prescritto Parere Consolare, motivato e quantificato , con le valutazioni sulle eventuali diarie previste dall’Ente.
B) BILANCIO CONSUNTIVO
I Comites entro quarantacinque giorni dalla fine della gestione annuale (ovvero entro il 14 febbraio) devono presentare all’Ufficio
consolare il rendiconto consuntivo, certificato da tre revisori dei conti, due dei quali designati dal Comitato ed uno dal Capo dell’Ufficio consolare, scelti al di fuori del
Comitato stesso.
Nel consuntivo
saranno inseriti tra le entrate i contributi ministeriali, riscossi o soltanto preannunciati, dell’esercizio finanziario in questione; tra le uscite le spese sostenute nonché quelle impegnate durante l’anno di competenza.
Si rammenta che una corretta gestione contabile del Comites deve necessariamente comportare un equilibrio tra le entrate e le uscite, sia sui fondi
ministeriali che sui proventi locali.
A tale scopo è stato predisposto il fac-simile indicato come Allegato n.5
Nel fac-simile figurano delle righe in corsivo, nelle quali andranno riportate le
stesse cifre delle chiusure del Bilancio Consuntivo dell’esercizio precedente.
I valori delle righe delle riaperture al 1 gennaio saranno invece:
- valuta locale = lo stesso importo della chiusura dell’esercizio precedente
- valuta di finanziamento = al cambio medio con la valuta locale
- lire = al cambio di finanziamento dell’esercizio considerato).
L’Ufficio consolare, sulla base della documentazione prodotta dal Comites, provvede alla verifica della legittimità delle pese effettuate , nessuna
delle quali è sottoposta all’obbligo della preventiva autorizzazione (salvo quelle relative alle spese per partecipare a riunioni fuori circoscrizione), ed alla trasmissione del
Bilancio Consuntivo, entro 30 giorni dalla ricezione, al competente Ufficio VI D.G.E.A.S., dopo aver provveduto ad apporvi il Visto di regolarità.
C) SPESE AMMESSE A CONTRIBUTO
- Affitto locali e spese condominiali;
- Manutenzione sede e traslochi;
- Assicurazione sede;
- Illuminazione e riscaldamento;
- Pulizia locali;
- Arredamento, macchine d’ufficio e relativa manutenzione (i beni acquistati con i fondi
ministeriali devono essere tutti puntualmente inventariati);
- cancelleria e spese minute d’ufficio (sono ammesse a contributo le spese per pubblicazioni,
circolari e stampe informative di interesse locale. Non sono ammesse le
pubblicazioni, le circolari e le stampe di contenuto prevalentemente
elettorale o propagandistico. Le sedi diplomatico consolari eserciteranno in
proposito una attenta verifica):
- Spese postali e telefoniche (sono ammesse a contributo solo le telefonate di servizio,
effettuate di norma nella circoscrizione. A tale scopo ogni Comitato dovrà
acquisire dalla compagnia telefonica i tabulati delle telefonate, da
conservare unitamente alle relative bollette;
- Spese tenuta conto corrente bancario;
- Assicurazioni responsabilità civile membri;
- Spese di viaggio per: - la partecipazione alle riunioni COMITES dei membri non residenti
nel capoluogo della circoscrizione;
- Eventuali spostamenti all’interno della circoscrizione per contatti con la
collettività e le associazioni italiane;
- Le riunioni fuori circoscrizione espressamente autorizzate da questo
Ministero;
( è ammesso a rimborso il costo del mezzo di trasporto più conveniente, più
una eventuale diaria a copertura delle spese di vitto e alloggio. Su
quest’ultima spesa il Capo dell’Ufficio Consolare esprimerà a questo
Ministero le proprie attente valutazioni);
- Spese per personale assunto secondo quanto disposto dalla Legge 172/90 Art.6:
- Spese obbligatorie ai sensi della normativa locale (tasse, imposte, etc.).
D) SPESE NON AMMESSE A CONTRIBUTO
Non sono ammesse a contributo tutte le voci di spesa non riconducibili al punto C);
a titolo di esempio non esaustivo:
- Spese per ricevimenti, celebrazioni o regalie;
- Spese per pubblicazioni o materiale pubblicitario e propagandistico;
- Spese per manifestazioni culturali, ricreative o sportive;
- Spese per assistenza o beneficenza;
- Spese per viaggi diversi da quelli specificati al punto C);
- Spese cosiddette di rappresentanza.
Qualora i COMITES effettuassero, a valere sul contributo ministeriale, spese non ammesse dalla presente circolare, le
Autorità diplomatico consolari provvederanno a richiedere la rettifica del Bilancio Consuntivo.
Si desidera in proposito attirare l’attenzione dei responsabili dei COMITES sugli aspetti di
responsabilità civile ed anche penale che riveste l’uso improprio del denaro pubblico.
Si coglie infine l’occasione per rinnovare a codeste Rappresentanze diplomatico consolari l’invito ad esercitare una attenta
e costante verifica sulla gestione dei fondi ministeriali da parte dei COMITES e nel contempo prestare ai COMITES ogni collaborazione ed assistenza nella compilazione
della documentazione amministrativo contabile richiesta da questo Ministero.
Il Direttore Generale dell’Emigrazione
e degli Affari Sociali
FERRARIN
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